Comment rédiger un message d'absence efficace + exemples

Comment rédiger un message d'absence efficace + exemples

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Avec autant de personnes travaillant à distance et un accès constant à plusieurs appareils ces jours-ci, il peut être difficile de vraiment s'éloigner de votre travail même lorsque vous n'êtes pas au bureau. Il est tentant de vouloir répondre aux e-mails qui arrivent pendant votre temps libre, mais ce n'est pas toujours une option (sans parler du fait qu'il est préférable pour votre santé mentale et votre équilibre travail-vie de l'éviter). Il est important de vous permettre d'être vraiment hors ligne lorsque vous n'êtes pas au bureau, mais il est également compréhensible de sentir que vous devez une réponse rapide à vos clients et aux autres personnes qui vous contactent.

Un ensemble de messages automatisés réfléchi pour votre temps hors du bureau est un moyen aimable de faire savoir aux gens que vous êtes en vacances mais que vous avez reçu leur message et peut les rassurer sur le moment auquel ils peuvent s'attendre d'avoir de tes nouvelles.

Pourquoi un message d'absence est-il important?

  • Avoir un message d'absence du bureau préparé aide à garder votre clients et contacts informés de votre localisation. Si quelqu'un essaie de vous joindre, il peut être poliment averti que vous n'êtes pas disponible pour le contacter pour le moment, mais peut lui donner la tranquillité d'esprit en sachant que vous avez reçu son message.

    Ce message automatisé d'absence du bureau permet également de réduire le nombre d'e-mails sans réponse au retour de vacances. Après avoir déjà informé les gens de vos vacances dans votre message, vous avez la liberté de les contacter d'une manière plus pratique et organisée pour vous.

    Avant tout, le fait d'avoir un message d'absence du bureau garantit que vos clients ' les besoins sont satisfaits en votre absence. Vous pouvez inclure d'autres formes de contact ou les diriger vers d'autres coéquipiers en incorporant ces informations dans le message.

    Comment rédiger un message d'absence

    La configuration d'un répondeur automatique d'absence réfléchi peut être un excellent moyen pour laisser votre e-mail en toute confiance.

    Cela dit, il n'y a rien de pire que d'obtenir une réponse automatisée qui n'est pas utile.

    Vous voulez que votre e-mail d'absence du bureau donne des informations et explique pourquoi vous n'êtes pas t de répondre tout de suite et vous ne voulez pas ajouter de confusion et de frustration supplémentaires.

    Votre message d'absence doit inclure les éléments suivants:

  • Déclarez que vous n'avez plus le bureau (inclure pourquoi

    si vous êtes à l'aise avec le partage, mais ne vous sentez pas obligé de le faire)

    Incluez la date à laquelle vous prévoyez de revenir

    Avoir des liens vers des ressources répondant aux questions courantes

  • Clarifiez qui contacter en votre absence (pour les messages/demandes urgentes)
  • De cette façon, vous éliminez les allers-retours, la confusion et une boîte de réception écrasante à votre retour. Plus vous êtes clair, moins vous recevrez d'e-mails de suivi et, espérons-le, une boîte de réception moins encombrée pour revenir après votre absence du bureau.

    Est-ce qu'une réponse par e-mail d'absence du bureau est suffisante?

    Nous allons entrer dans quelques modèles pour les messages d'absence du bureau ici sous peu, mais un rapide notez au préalable :

    Lorsque vous vous absentez du bureau, l'envoi de réponses automatiques modélisées n'est qu'un aspect de la solution. Nous vous recommandons d'avoir d'autres systèmes en place, tels que la délégation de la responsabilité de gérer une boîte de réception à un autre membre de l'équipe. Il est important d'éviter de laisser un message rester trop longtemps sans réponse, donc même si vous disposez d'une configuration de réponse automatique, il est judicieux de mettre en place des stratégies supplémentaires pour gérer les e-mails pendant votre absence.

    Vous pouvez en savoir plus sur comment pour gérer votre courrier électronique pendant vos vacances dans cet article, y compris ce qu'il faut faire avant, pendant et après votre retour de vacances.

    Devez-vous utiliser plusieurs e-mails d'absence?

    Si vous ne gérez qu'une seule boîte de réception, alors avoir un message d'absence du bureau pour couvrir vos e-mails pendant les vacances est juste amende. Cependant, si vous êtes impliqué dans plusieurs boîtes de réception, il peut être judicieux d'avoir quelques messages d'absence du bureau avec de légères variations en fonction des différentes informations que vous devrez peut-être partager.

    Gardez à l'esprit tous les types de demandes de renseignements vous recevez généralement dans votre boîte de réception et traitez votre ou vos messages pour qu'ils soient les plus utiles dans ces situations.

    Exemples de messages d'absence

    Votre message d'absence aura un aspect différent selon le type d'information ation que vous souhaitez partager. Cela peut être quelque chose d'aussi simple qu'une mention que vous êtes absent et que vous reviendrez à une date précise.

    Vous pouvez choisir de diriger la personne dans une direction différente pour obtenir de l'aide d'un autre coéquipier, ou vous pouvez même l'envoyer quelques ressources utiles pendant votre absence. Voici quelques exemples utiles de messages d'absence du bureau que vous pouvez essayer dans votre propre messagerie professionnelle:

    Messages professionnels d'absence

    Commençons par les bases.

    Le message d'absence du bureau le plus courant que vous voudrez configurer est sans fioritures , e-mail professionnel d'absence du bureau.

    Voici quelques exemples de messages d'absence professionnels dont vous pouvez vous inspirer:

    Exemple d'absence professionnelle n°1

    Salut,

    Merci d'avoir contacté. Je suis actuellement absent du bureau jusqu'au [date], mais je vous répondrai dès que possible.

    Meilleur,

    [Your Name]

    Exemple d'absence professionnelle #2

    Hé, merci pour votre e-mail. Je suis actuellement absent du bureau et sans accès au courrier électronique; Je serai de retour au bureau le [date] et vous recontacterai dès que possible.

    Merci!

    [Your Name]

    )

    Messages d'absence offrant un nouveau point de contact

    Pendant votre absence, vous voudrez peut-être donner à ceux qui essaient de vous contacter un nouveau point de contact avec qui se connecter.

    Notez que ce n'est peut-être pas la solution si vous configurez un répondeur automatique pour une boîte de réception qui reçoit une grande quantité de trafic varié, comme une boîte de réception générale du service client. Si vous utilisez un outil de boîte de réception partagée, ce serait le bon moment pour vous assurer qu'une autre personne ayant accès peut prendre le relais pour vous pendant votre absence. Vous pouvez augmenter la satisfaction des clients en supprimant les frictions pour eux, leur permettant d'obtenir facilement une réponse rapide à leur message, même pendant votre absence.

    Cependant, pour un compte de messagerie personnel ou à plus petite échelle, la mise en place d'un point de contact secondaire est une bonne idée.

    Exemples d'e-mails d'absence proposant un autre contact:

    Alternative exemple d'absence de contact #1

    Salut,

    Merci pour ton e-mail; Je suis actuellement absent du bureau [option to include why] jusqu'au [date], mais je vous répondrai dès que possible.

    En attendant, n'hésitez pas à contacter [point person]. Veuillez les contacter au [contact info].

    Meilleur,

    [Your Name]

    Exemple d'absence de contact alternatif n°2

    Hé, merci de nous avoir contactés. Je suis absent du bureau en ce moment pour [reason], mais je serai de retour [date]. S'il s'agit d'une urgence ou si vous avez vraiment besoin d'une réponse à votre question dès que possible, [contact] se fera un plaisir de vous aider. Vous pouvez les joindre au [contact info].

    Merci!

    [Your Name]

    Gérez-vous une boîte de réception où vous recevez beaucoup de questions auxquelles votre base de connaissances ou votre FAQ peuvent répondre? Vous voudrez peut-être organiser une absence du bureau répondeur qui offre commodément certaines de ces ressources.

    A noter : Idéalement, vous laisseriez quelqu'un d'autre s'occuper de cette boîte de réception en votre absence, afin que les clients n'attendent pas des réponses. Mais si ce n'est pas une option, ou si vous souhaitez simplement fournir des ressources utiles, voici quelques façons d'encadrer ce type de réponse par e-mail.

    Partage d'informations hors de- exemple de bureau #1

    Salut là,

    Merci pour ton mail. Je suis actuellement absent du bureau, mais je vous rappellerai dès que possible. Je reviens sur [date].

    )

    En attendant, voici quelques ressources qui pourraient vous aider:

    Si vous écrivez sur [linked FAQ/knowledge base/etc.], découvrez-en plus sur c'est ici [with a link].

    Si vous écrivez sur [question y], vous pouvez en apprendre plus à ce sujet ici [with a link].

    Vous avez encore des questions? N'hésitez pas à contacter [contact] à [contact info] pour plus d'informations.

    Meilleur,

    [Your Name]

    Partage d'informations hors de -exemple de bureau #2

    Hé, merci de nous avoir contactés. Nous sommes absents du bureau en ce moment, mais toute l'équipe sera de retour de bonne heure [date].

    D'ici là, consultez notre [linked FAQ/knowledge base/etc.]. Nous avons couvert de nombreuses questions fréquemment posées, vous pourriez donc y trouver une réponse à votre question.

    [linked FAQ/knowledge base/etc.] Nous vous contacterons dès que possible, et merci pour votre patience.

    Messages amusants d'absence

    Cela devrait aller de soi: manipulez-les avec soin.

    Votre idée d'un message amusant d'absence du bureau pourrait ne pas tout à fait frapper à la maison pour quelqu'un d'autre. Bien que cela puisse sembler désinvolte et mignon de mettre quelque chose comme «  Salut —Je ne suis pas au bureau, probablement ivre de toutes les margaritas que je bois sur la plage!» en réponse à vos vacances d'été, vos collègues (et investisseurs, et clients) pourraient ne pas trouver ça aussi drôle.

    Cela étant dit, votre message d'absence est un endroit idéal pour injecter un peu de personnalité dans votre e-mail. «Certains des meilleurs messages d'absence du bureau que j'ai lus contiennent des traits d'humour et d'esprit», déclare Alyssa.

    Alors, assurez-vous simplement qu'il convient à la voix et au ton de votre courrier électronique, et qu'il transmet toujours toutes les informations nécessaires . Dans cet esprit, voici quelques suggestions pour des réponses amusantes d'absence du bureau.

    Idées de messages amusants d'absence du bureau:

    Exemple amusant d'absence du bureau #1

    Salut !

    Merci pour ton mail. [Your Name] est absent du bureau

    .

    Quand

    revient au bureau sur [date],

    inbox sera vraiment accablant.

    Sérieusement. Cela prendra une éternité. C'est épuisant rien que d'y penser. C'est le seul aspect ennuyeux de s'absenter du travail, n'est-ce pas?

    Alors, merci pour votre patience —

    vous répondra dès que possible, promis.

    Exemple amusant d'absence du bureau #2

    )Salut!

  • Merci pour votre e-mail, mais malheureusement, toute l'équipe a été enlevée par des extraterrestres hier, et personne n'a eu de leurs nouvelles depuis.

    Non, je plaisante. Mais nous sommes absents à

    . Pour les demandes urgentes, veuillez contacter [with a link] à [contact info].

    En attendant, voici quelques ressources qui pourraient vous aider à répondre plus rapidement à votre question :

    Merci pour votre patience, nous vous répondrons dans les plus brefs délais.

    [Your Name]

    Les messages d'absence du bureau devraient être utiles, pas un obstacle

    En guise de note finale, n'oubliez pas de gérer les attentes lors de la configuration de votre réponse.

    Allez-vous en fait réponse tous les mails que vous avez reçus le premier jour de votre retour au bureau ? En réalité, probablement pas. Même si vous essayez régulièrement d'atteindre zéro boîte de réception, ce sera probablement quelque chose que vous grignoterez au cours de quelques jours.

    Alors, réfléchissez à ceci avant de promettre de revenir à tout le monde à une date précise, ou « comme dès votre retour », car cela pourrait créer des attentes irréalistes.

    N'oubliez pas qu'un répondeur absent n'est pas qu'une simple formalité, il devrait fonctionner

    pour vous permettant de répondre aux questions (même si la question est simplement : «Pourquoi n'ont-ils pas répondu?») et vous permettant de vous absenter du bureau sans vous soucier de répondre aux e-mails.

    ) Alors, configurez-le en conséquence, d'une manière qui vous aidera, vous et ceux qui vous contactent, plutôt que de causer plus de confusion.

    Briana est un contenu et numérique spécialiste du marketing, éditeur et écrivain. Elle aime discuter des affaires, du marketing et des médias sociaux, et est une grande fan de la virgule d'Oxford. Bri est une résidente de Portland, Oregon, et elle peut être trouvée, rarement, sur Twitter.

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